Âncora 1

Política de Privacidade

A NORMÁTICA – SERVIÇOS DE INFORMÁTICA E DE ORGANIZAÇÃO, S.A. (adiante designada por “NORMÁTICA”) é uma empresa cuja atividade consiste na atividade de formação, estudos, importações, exportações e comercialização de equipamento (hardware e software), relativos a atividades de organização e informática, desenvolvimento e assistência técnica de produtos lógicos, realização de projetos e a prestação de serviços de consultoria e análise nas áreas de eletrónica, informática e comunicação, preparação, instalação de equipamentos informáticos, outsourcing na área de tecnologias de informação.

No exercício da sua atividade, a NORMÁTICA recolhe e trata um conjunto de dados pessoais, para determinadas finalidades concretas, consentâneas com a legislação aplicável.

Nesse sentido, a presente Política de Privacidade (adiante designada por “Política”) visa dar a conhecer a todas as partes interessadas as finalidades de tratamento de dados pessoais aplicadas na empresa, os procedimentos aplicáveis no tratamento dos dados pessoais, prazos de conservação e respetivas medidas para garantir a integridade, confidencialidade, disponibilidade e correção dos dados pessoais, objeto de tratamento.

1. Âmbito de aplicação

A presente Política de Privacidade aplica-se aos Dados Pessoais dos trabalhadores, colaboradores, prestadores de serviços, estagiários, formandos, clientes e fornecedores (pessoas singulares) da NORMÁTICA, também designados por Titulares de Dados Pessoais.

O âmbito de aplicação da presente Política incidirá exclusivamente sobre os Dados Pessoais partilhados e tratados pela NORMÁTICA para o cumprimento das finalidades por si definidas.

No âmbito do tratamento de Dados Pessoais, a NORMÁTICA poderá definir, em concreto, políticas sectoriais e especiais de privacidade e de segurança que aperfeiçoem, desenvolvam ou especifiquem determinados aspetos relacionados com o tipo de dados pessoais partilhados e tratamentos efetuados, para as finalidades indicadas ou novas finalidades que venham a ser desenvolvidas ou promovidas.

Tais políticas sectoriais serão dadas a conhecer aos Titulares de Dados Pessoais através dos meios definidos e previstos na lei.

É responsável pelo Tratamento de Dados Pessoais:

NORMÁTICA – SERVIÇOS INFORMÁTICA E DE ORGANIZAÇÃO, S.A.

Sede Social: Rua de Pedrouços, n.º 28, 1400-290 Lisboa

Pode contactar a NORMÁTICA sobre quaisquer questões relacionadas com a presente Política de Privacidade através dos seguintes contactos:

Endereço de correio eletrónico: responsaveldados@normatica.pt

Contacto telefónico: 213041600

Correio registado com aviso de receção para a morada Rua de Pedrouços, N.º 28, 1400-290 Lisboa.

A NORMÁTICA é responsável pelo tratamento de Dados Pessoais recolhidos no exercício da sua atividade, que possam ser partilhados no âmbito contratual com clientes ou fornecedores (pessoas singulares), de processos de recrutamento e seleção externo para ocupação de vagas disponíveis, e no contexto laboral, com todos os trabalhadores, estagiários ou outros colaboradores com quem mantenham uma relação profissional.

Os dados pessoais são recolhidos pela NORMÁTICA em cinco contextos distintos:

i) Contexto contratual para o exercício da sua atividade comercial, no âmbito dos contratos celebrados com clientes (pessoas singulares);

ii) Contexto contratual para o exercício da sua atividade comercial, no âmbito dos contratos celebrados com fornecedores (pessoas singulares);

iii) Contexto contratual para celebração de contratos com prestadores de serviços em nome individual;

iv) Contexto laboral para celebração de contratos de trabalho com trabalhadores, estagiários, ou qualquer outra pessoa singular que preste atividade ou exerça funções na NORMÁTICA;

v) Contexto pré contratual para processos de seleção e recrutamento externo, que possa ser promovido pela NORMÁTICA para o preenchimento de determinadas vagas disponíveis.

2. Categorias de Dados Pessoais

São Dados Pessoais todas as informações relativas a uma pessoa identificada ou identificável, que possa ser identificada direta ou indiretamente. Também constituem Dados Pessoais o conjunto de informações distintas que podem levar à identificação de determinada pessoa.

i) No contexto contratual para o exercício da sua atividade comercial, no âmbito dos contratos celebrados com clientes (pessoas singulares), os Dados Pessoais sujeitos a tratamento pela NORMÁTICA, são os seguintes:

Dados de contacto do cliente (número de telefone, telemóvel, endereço eletrónico, endereço postal);
Dados externos de identificação (nome, nacionalidade, número de identificação fiscal);
Dados financeiros (dados relativos a contas bancárias – número de identificação bancária para efeitos de faturação).

ii) No contexto contratual para o exercício da sua atividade comercial, no âmbito dos contratos celebrados com fornecedores (pessoas singulares):

Dados de contacto do fornecedor (número de telefone, telemóvel, endereço eletrónico, endereço postal);
Dados externos de identificação (nome, nacionalidade, número de identificação fiscal);
Dados financeiros (dados relativos a contas bancárias – número de identificação bancária para efeitos de faturação).

iii) No contexto contratual para celebração de contratos de prestação de serviços celebrados com prestadores de serviços em nome individual:

Dados de contacto do prestador de serviços (número de telefone, telemóvel, endereço eletrónico, endereço postal);
Dados externos de identificação (nome, número de identificação fiscal e de beneficiário(a) da segurança social);
Dados financeiros (dados relativos a contas bancárias – número de identificação bancária para efeitos de pagamento de honorários);
Dados sociais, relativamente à profissão (incluindo, sem limitar, histórico académico, profissional e laboral).

iv) No contexto laboral, no âmbito dos contratos de trabalho celebrados com trabalhadores, colaboradores, estagiários, ou qualquer outra pessoa singular que preste atividade ou exerça funções na NORMÁTICA:

Dados de contacto (número de telefone, telemóvel, endereço eletrónico, endereço postal);
Dados externos de identificação (nome, data de nascimento, número de identificação fiscal, carta de condução, número de beneficiário(a) da segurança social);
Dados financeiros (número de identificação bancária para pagamento de retribuição);
Dados sociais relativamente à profissão, vida familiar ou pública (incluindo, sem limitar, histórico académico e profissional, funções, retribuição, histórico laboral, avaliações, registo disciplinar, contributivo e prestações sociais, agregado familiar);
Dados pessoais recolhidos para registo e controlo de assiduidade;
Dados pessoais externos relativos a características físicas (em virtude de gravação e imagem);
Dados externos de saúde (informação relevante para seguro de acidentes de trabalho e informação/documentação avulsa relativa a faltas, licenças e baixas médicas);
Dados pessoais de natureza criminal (certificado de registo criminal).

v) No contexto pré-contratual para processos de seleção e recrutamento externo que possa ser promovido pela NORMÁTICA para preenchimento de vagas disponíveis:

Dados de contacto (número de telefone, telemóvel, endereço eletrónico, endereço postal);
Dados externos de identificação (nome, número de identificação fiscal, carta de condução, número de beneficiário(a) da segurança social, carta de condução);
Dados sociais relativamente à profissão, designadamente títulos escolares e académicos, cédulas ou licenças profissionais, quando legalmente exigíveis;
Dados de saúde, quando e se a natureza das funções que possam vir a ser exercidas o justifiquem.

Todos os Dados Pessoais recolhidos são adequados, limitados e proporcionais para cada uma das finalidades de tratamento acima descritas.

A NORMÁTICA trata os seus Dados Pessoais de forma automatizada e/ou manual em cada um dos contextos acima descritos, observando de forma escrupulosa qualquer um dos fundamentos de licitude no tratamento – no caso relação contratual mantida com clientes, fornecedores, trabalhadores, prestadores de serviços em nome individual e eventuais candidatos a determinadas funções.

3. Para que finalidades a NORMÁTICA trata os seus dados

Em cada um dos contextos contratuais acima referidos, os dados pessoais recolhidos e armazenados são tratados para assegurar o cumprimento de determinadas finalidades, legais, concretas, identificadas e limitadas.

i) No contexto contratual dos contratos celebrados com clientes e fornecedores (pessoas singulares), as finalidades são as seguintes:

Gestão da relação contratual – para garantir o cumprimento de todas as diligências contratuais e pré contratuais, designadamente identificação de clientes ou fornecedores, pessoa de contacto, processamento e pagamento de faturas, regime de IVA aplicável e cumprimento de obrigações legais.

ii) No contexto contratual dos contratos celebrados com os prestadores de serviços em nome individual, as finalidades são as seguintes:

Gestão da relação contratual – para garantir o cumprimento de todas as diligências contratuais e pré contratuais, designadamente ao nível da identificação fiscal, contributiva, habilitações técnicas e formativas para o desempenho das funções contratadas, obtenção de licenças ou certificados profissionais, quando exigível.
Gestão de dados sensíveis relativos à saúde – para cumprimento de obrigações legais.

iii) No contexto laboral as finalidades são as seguintes:

Gestão da relação laboral e processamento salarial – para diligências contratuais e pré contratuais e cumprimento de obrigações legais, tais como:

- Celebração e execução do contrato de trabalho;

- Gestão de recursos humanos;

- Processo de avaliação e desempenho;

- Controlo de assiduidade/absentismo;

- Processamento salarial;

- Formação profissional;

- Medicina no trabalho;

- Gestão de acidentes de trabalho;

- Gestão de benefícios retributivos;

- Gestão de processos disciplinares;

- Gestão de penhoras e pagamento de quotas sindicais (se aplicável);

- Finalidades estatísticas.

Gravação de imagens nas instalações da NORMÁTICA para controlo de acesso às mesmas (videovigilância).

iv) No contexto pré-contratual, nos processos de seleção e recrutamento externo para preenchimento de vagas disponíveis, as finalidades são as seguintes:

Gestão da relação pré contratual – para garantir o cumprimento das diligências pré contratuais na aferição das características de cada candidato, anteriores ao contrato de trabalho.

4. Recolha de Dados Pessoais

A NORMÁTICA procede à recolha de informação pessoal quando são recolhidos Dados Pessoais diretamente fornecidos pelos seus clientes, fornecedores (pessoas singulares), prestadores de serviços em nome individual, trabalhadores, colaboradores, estagiários ou outros que venham a exercer funções e/ou a manter qualquer relação contratual com a NORMÁTICA.

A recolha de Dados Pessoais poderá ser feita oralmente ou por escrito, em qualquer um dos contextos contratuais em causa, sendo que, a recolha de Dados Pessoais no contexto laboral – contratação de trabalhadores ou de prestadores de serviços em nome individual ou pré-seleção de candidatos – é assegurada única e exclusivamente pelo Departamento de Recursos Humanos, sendo apenas este departamento que terá acesso a toda a informação pessoal disponibilizada.

Todos os restantes Dados Pessoais são recolhidos por cada um dos departamentos responsáveis pela respetiva área contratual que esteja em causa.

Todos os Dados Pessoais são recolhidos pela NORMÁTICA através do contacto direto que mantém com qualquer um dos Titulares de Dados Pessoais, no contexto contratual em que atuam. Assegura-se, desde logo, que qualquer plataforma informática instalada na NORMÁTICA não recolhe, nem processa os Dados Pessoais de forma automática, nem são aplicadas ferramentas para rastear ou monitorizar comportamentos efetuados pelos respetivos Titulares de Dados Pessoais.

5. Prazo de conservação e manutenção de Dados Pessoais

A NORMÁTICA trata e conserva os Dados Pessoais dos Titulares de Dados Pessoais nos contextos contratuais em que atuam, de acordo com as finalidades para que os mesmos são tratados, conservando-os apenas pelo período estritamente necessário e adequado para o efeito.

Sendo assim:

No contexto contratual mantido com clientes ou fornecedores (pessoas singulares), os Dados Pessoais recolhidos são conservados e armazenados durante a relação contratual em causa. Uma vez cessada a relação contratual, serão apenas conservados os Dados Pessoais necessários para cumprimento de obrigação legal – dados de faturação para cumprimento de obrigações fiscais - e/ou os adequados para a salvaguarda dos interesses legítimos da NORMÁTICA – resolução de eventuais litígios, diferendos ou reclamações. Não havendo fundamento legal para a conservação dos Dados Pessoais, a NORMÁTICA procede ao imediato apagamento ou anonimização dos Dados Pessoais.
No contexto contratual mantido com prestadores de serviços em nome individual, os Dados Pessoais recolhidos serão conservados e armazenados durante e enquanto a relação contratual se mantiver, após o que serão apagados ou anonimizados, salvo se forem previsivelmente necessários para o cumprimento de determinadas obrigações legais – dados faturação e emissão recibos – e/ou necessários para a salvaguarda dos interesses legítimos da NORMÁTICA – resolução de eventuais litígios ou reclamações apresentadas durante a relação contratual.
No contexto laboral, os Dados Pessoais dos trabalhadores, colaboradores, estagiários, ou outros, serão mantidos durante a relação laboral, podendo ser conservados até ao período máximo de cinco anos, após a cessação do contrato de trabalho. Decorrido o período de cinco anos, sem que os Dados Pessoais sejam necessários para a salvaguarda dos interesses legítimos da NORMÁTICA, ou cumprimento de qualquer obrigação legal, procede-se ao seu apagamento ou anonimização.
Os Dados Pessoais recolhidos para a finalidade de gestão da situação contributiva para atribuição de reforma dos trabalhadores, podem ser conservados por um período mais alargado e enquanto forem necessários. Sendo esse o caso, o trabalhador será informado pelo Departamento de Recursos Humanos da sua conservação e manutenção.
No contexto de pré-seleção e recrutamento de candidatos para vagas disponíveis, os Dados Pessoais recolhidos são conservados apenas durante o período de recrutamento, sendo imediatamente apagados ou anonimizados após conclusão do processo de recrutamento e ocupação da vaga disponível, salvo nos casos e para as finalidades previstas no artigo 32.º do Código do Trabalho.

6. Comunicação e partilha de Dados Pessoais

A NORMÁTICA concede o acesso aos Dados Pessoais dos seus Titulares a entidades terceiras subcontratadas para a prestação de determinados serviços, e assegurar o cumprimento de obrigações legais, previstas e impostas, fundamentalmente no contexto laboral.

Os Dados Pessoais dos respetivos titulares, designadamente, trabalhadores, colaboradores e prestadores de serviços em nome individual, são partilhados com diversas entidades, com as quais é obrigatória a partilha de informação, tais como: (i) Autoridade Tributária; (ii) Autoridade para as Condições do Trabalho; (iii) Instituto Nacional de Estatística; (iv) Fundo de Compensação do Trabalho e Fundo de Garantia de Compensação do Trabalho; (v) Seguradoras; (vi) Entidades bancárias; (vii) Empresas prestadoras de serviços de medicina no trabalho;

Os restantes Dados Pessoais dos respetivos titulares – clientes, fornecedores (pessoas singulares) e prestadores de serviços em nome individual, são partilhados com as diversas empresas prestadoras de serviços especializadas na área de tecnologias de informação, empresas de recrutamento (quando aplicável).

Nos contextos acima descritos, os Dados Pessoais dos respetivos titulares são partilhados com as seguintes entidades:

a. Entidades Subcontratantes

As entidades subcontratantes e com as quais são partilhados Dados Pessoais procedem ao tratamento dos respetivos Dados Pessoais, em nome e por conta da NORMÁTICA, dentro dos limites e de acordo com as instruções que lhes sejam transmitidas.

Por outro lado, a NORMÁTICA assegura que qualquer uma das entidades subcontratantes assumiram um compromisso de confidencialidade, adotaram as medidas técnicas e organizativas que garantem um nível de segurança adequado, de forma a preservar a integridade, disponibilidade, confidencialidade, correção dos Dados Pessoais.

A NORMÁTICA não se responsabiliza pelo teor das políticas de privacidade e de segurança publicadas pelas entidades subcontratantes, nem por qualquer conteúdo publicado ou associado ou link publicado e referenciado em cada uma das páginas de internet. Todos os conteúdos publicados nas páginas da internet de cada uma das entidades subcontratantes são da sua exclusiva responsabilidade.

7. Transferência de Dados Pessoais

A NORMÁTICA e entidades Subcontratantes/Parceiras realizarão o tratamento de Dados Pessoais dos Titulares integralmente no Espaço da União Europeia, não se prevendo a transferência internacional de Dados Pessoais.

8. Responsabilidade dos Titulares de Dados Pessoais

Os Titulares de Dados Pessoais obrigam-se a cumprir todas regras e procedimentos previstos na presente Política de Privacidade, assim como em todos os regulamentos ou códigos de conduta que vierem a ser divulgados e implementados na NORMÁTICA, sob pena de serem responsabilizados por quaisquer danos ou prejuízos decorrentes da violação de quaisquer normas, regras, procedimentos, ou regulamentos.

9. Direitos dos Titulares de Dados Pessoais

Todos os Titulares de Dados Pessoais podem, em qualquer momento e de forma tendencialmente gratuita – de acordo com a legislação em vigor – exercer os seguintes direitos: direito de informação, acesso, retificação ou apagamento dos dados pessoais; o direito à portabilidade, direito a limitar ou opor-se ao tratamento dos seus dados pessoais.

Para esse efeito:

Direito de informação – o Titular dos Dados Pessoais tem direito a consultar, sempre e em qualquer momento, em local disponível e de fácil e incondicionado acesso, toda a informação sobre o âmbito e atividade onde os seus dados pessoais possam ser objeto de qualquer tipo de tratamento;
Direito de acesso – o titular dos dados pessoais tem direito a saber se os seus dados pessoais são tratados ou não, finalidades de tratamento, categoria de dados pessoais tratados, entidades com as quais os seus dados pessoais possam ser eventualmente tratados e partilhados, prazos de conservação, origem dos dados e formas ou métodos pelos quais são recolhidos e sua eventual transferência para outros entidades localizadas fora da União Europeia;

Direito de retificação – o titular dos dados pessoais tem direito a proceder, a qualquer momento e sem qualquer custo associado, à retificação dos seus dados pessoais quando estes estejam inexatos ou desatualizados;
Direito ao apagamento – o titular dos dados pessoais tem direito de obter, a qualquer momento e sem qualquer custo associado, o apagamento dos seus dados pessoais desde que e a partir do momento em que: (i) os seus dados pessoais deixem de ser necessários para o fim para o qual foram recolhidos e que não exista qualquer norma legal que imponha a sua conservação por mais tempo; (ii) sempre que o titular dos dados pessoais retire o seu consentimento (quando aplicável); (iii) sempre que os dados foram recolhidos e/ou tratados de forma ilícita; (iv) sempre que o titular dos dados pessoais se tenha oposto ao uso e tratamento dos seus dados pessoais para efeitos de marketing e publicidade, incluindo a definição de perfis;
Direito à limitação do tratamento – o titular dos dados pessoais pode, durante certo período, requerer que o tratamento dos seus dados pessoais fique limitado na sua utilização, não podendo ser partilhados com terceiros ou apagados. O titular dos dados pessoais pode exercer este direito quando verificar que os seus dados pessoais se encontram incorretos ou inexatos;
Direito de portabilidade dos dados pessoais – o titular dos dados pessoais tem direito a receber do responsável pelo tratamento, no caso da NORMÁTICA, os seus dados pessoais num formato estruturado, de uso corrente e de leitura automática, tendo o igual direito de transmitir esses dados a outra entidade responsável, desde que tenha prestado o seu consentimento ou o seu tratamento for baseado num contrato e for realizado de forma automática ou por meios automatizados.
Direito de oposição – o titular de dados pessoais tem direito a opor-se ao tratamento dos seus dados pessoais sempre que esteja em causa a eventual reutilização dos seus dados pessoais para uma finalidade que não a prevista para determinado tipo tratamento, ou sempre que os dados pessoais possam a ser usados e tratados para defesa do interesse legitimo da NORMÁTICA ou de entidades terceiras, ou sempre que os dados pessoais estejam a ser usados para efeitos de marketing ou publicidade.

Todos os direitos poderão ser exercidos a qualquer momento, de forma gratuita, desde que o pedido não se revele manifestamente infundado ou excessivo, caso em que a NORMÁTICA se reserva no direito de exigir o pagamento de uma taxa para cobrir todos os custos administrativos associados ao pedido formulado.

Qualquer um dos direitos acima descritos pode ser exercido através de qualquer um dos seguintes meios:

a) Endereço de Correio Eletrónico: responsaveldados@normatica.pt

b) Correio postal registado com aviso de receção para a morada: Rua de Pedrouços, N.º28, 1400-290, Lisboa.

A NORMÁTICA compromete-se a dar uma resposta ao pedido no mais curto prazo possível, nunca excedendo os prazos legalmente previstos, justificando e fundamentando a sua decisão, de acordo com os parâmetros e disposições legais vigentes.

A NORMÁTICA, suas entidades subcontratadas e parceiras cumprem e cumprirão escrupulosamente todos os direitos obrigatórios de informação previstos na legislação aplicável e no âmbito das relações contratuais estabelecidas com os Titulares de Dados Pessoais.

Em qualquer caso, o Titular de Dados Pessoais sempre que considere que os seus direitos foram violados ou não salvaguardados, pode apresentar queixa formal perante a Comissão Nacional de Proteção de Dados.

10. Medidas de Proteção e de Segurança

A NORMÁTICA toma todas as devidas precauções legalmente exigidas, no sentido de garantir a privacidade dos Dados Pessoais recolhidos, garantindo a segurança de toda a informação em sistema online ou offline.

Sempre que seja recolhida informação sensível ou com um grau de confidencialidade acrescida (como por exemplo dados bancários, dados sensíveis de saúde), mecanismos de segurança serão implementados, no sentido de conservar e garantir a confidencialidade de toda a informação recolhida.

11. Lei Aplicável

A presente política de privacidade e de segurança encontra-se elaborada e integralmente sujeita à legislação vigente em Portugal e RGPD.

12. Alterações à Política de Privacidade

A NORMÁTICA reserva-se o direito de alterar a presente Política de Privacidade ou quaisquer termos e condições de políticas sectoriais, sempre de acordo com a legislação nacional e comunitária aplicável.

Atualizado em 05 de março de 2025.